「2009 年度義工服務記錄截算」
機構遞交重點注意事項及申報概況
Important Notes and Summary on Submission of Annual Service Record Report 2009
(Chinese Version Only)
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重點注意事項：
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年終義工服務資料於翌年1月31日截止遞交。 每一個登記參與機構只須遞交一份服務記錄資料。在截止日期前提交完整服務資料的機構，將可獲安排於2010年4月底前領取相關嘉許狀。
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如機構轄下有多個服務單位，機構負責人須統籌轄下服務單位的服務記錄，並整合一份完整服務記錄申報表格交回秘書處處理。機構可按個別情況以書面形式提出延遲遞交，但相關嘉許狀將會因而延遲編印。
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工商機構義工隊須填報附件2B。 如未有遞交，機構將不能參與『最高服務時數獎(私人團體)』的評審。
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機構如在截止遞交日期前遞交超過一份申報表，秘書處將要求機構重新確認或提交申報表，以確認有關資料準確無誤，並無重覆。相關嘉許狀的簽發安排會因此而有所延誤，機構將不會於2010年4月底獲發獎狀。
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為達致完善溝通及避免誤會，機構如需要更新已遞交的資料，只需在新的申報表格內填寫需要修訂或增補的資料，並在每份表格頁首處清楚註明為『增補』或『修訂』及更新日期，切勿重新遞交全份申報表格。
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『完整服務資料』必須包括已正確及完整填寫的申報表格附件1A、附件2A、附件2B(只適用於工商機構)、附件3A至8(如適用)及交回《確認及更新機構資料便條》(附夾於邀請信函上內)。
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家庭義工需使用《家庭義工服務記錄冊》記錄家庭義工服務時數。機構如提名家庭義工申領嘉許狀，必須於附件7內為每個提名家庭填報家庭義工服務記錄冊的編號作參考，否則相關提名將不獲受理。如欲索取家庭義工服務記錄冊，請填妥相關表格傳真至秘書處作進一步的安排。
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服務記錄資料須以電腦檔案形式遞交，以便直接讀取印製嘉許狀。如機構遞交舊格式或其他格式的服務記錄資料，秘書處會要求 貴機構重新遞交，機構需自行承擔有關延誤。
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按機構所提交的資料而編印的嘉許狀，秘書處不接受任何更改或修訂，故請貴機構遞交服務記錄資料前務必自行核對清楚，以確保所提交的資料準確無誤，並請貴機構協助向獲提名的義工解釋有關嘉許狀不能更改的規定。
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秘書處保留權利拒絕簽發嘉許狀給予未能遵守有關規定的機構。
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秘書處會定時於義工運動網 (http://www.volunteering-hk.org/return09.html) 更新已提交服務記錄的機構名單及遞交情況 (一般在收到文件的7個工作天內上載)。請機構負責人定時瀏覽義工運動網，以核實相關文件是否收妥。 除電郵確認及網上公佈外，秘書處未能為每項遞交作個別通知，敬請見諒。
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如機構對遞交表格概況有任何疑問及查詢，請致電 2234 0100 與秘書處聯絡。
Should you have any enquiries, please call us at 2234 0100.
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