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重點注意事項：
(1) 年終義工服務資料於翌年的 1 月 31 日截止遞交。 每一個登記參與機構只須遞交一份服務記錄資料。在截止日期前提交完整服務資料的機構，將可於 2009 年 4 月底前領取有關嘉許狀。
(2) 若該機構轄下有多個服務單位，機構負責人須統籌轄下服務單位的服務記錄，整合一份完整服務記錄申報表格交回秘書處。 機構可按情況以書面形式提出延遲遞交，但有關嘉許狀會因而延遲編印。
(3) 工商機構義工隊須填寫附件2B，否則有關機構將不能參與『最高服務時數獎(私人團體)』的評審。
(4) 機構如在截止遞交日期前遞交超過一份申報表格，秘書處將要求機構重新確認或提交申報表，以確定有關資料準確及並無重覆。 因此，相關嘉許狀的簽發工作會有所延誤，機構將不會於 2009 年 4 月底獲發獎狀。
(5) 為達致完善溝通及避免誤會，機構如需要更新已遞交的資料，只需在新的申報表格內填寫需要修訂或增補的資料，並在每份表格頁首處清楚註明為『增補』或『修訂』及更新日期，切勿重新遞交全份申報表格。
(6) 『完整服務資料』必須包括已正確及完整填寫申報表格內的附件1A、附件2A、附件2B(只適用於工商機構)、附件3A至8(如適用)及《確認及更新機構資料便條》(附夾於邀請信函上，並不載在申報表格內)。
(7) 服務記錄資料須以電腦檔案形式遞交，以便直接交往印刷商打印有關嘉許狀。 如機構只能交回紙品記錄，有關嘉許狀會因而延遲編印。如機構遞交舊格式或其他格式的服務記錄資料，秘書處會要求 貴機構重新遞交，機構需自行承擔有關延誤。
(8) 按機構所提交的資料而編印的嘉許狀，秘書處不接受任何更改或修訂，故請 貴機構遞交服務記錄資料前務必自行核對清楚，以確保所提交的資料準確無誤，並請 貴機構協助向獲提名的義工解釋有關嘉許狀不能更改的規定。
(9) 秘書處保留權利拒絕簽發嘉許狀予未能遵守有關規定的機構。
(10) 秘書處會定時於義工運動網 http://www.volunteering-hk.org/return08.html 更新已提交服務記錄的機構名單及已遞交項目資料 (一般在收到文件的七個工作天內上載)。請機構聯絡人自行瀏覽義工運動網，核實秘書處是否已收到有關文件。除電郵外，秘書處未能為每項遞交資料是否收妥作個別通知，敬請見諒。
如欲瀏覽「機構遞交截算表格概況」請按此位置。
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如機構對遞交表格概況有任何疑問及查詢，請致電 2234 0100 與秘書處聯絡。
Should you have any enquiries, please call us at 2234 0100.
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